Kommunikationsstrategi for Teknisk Skole

Indledning

Teknisk Skole Silkeborg har i forbindelse med udmøntningen af Strategi 2010-2014 et ønske om at styrke indsatsen på kommunikation og markedsføring af såvel Teknisk Skole Silkeborg som de underliggende brancheskoler. En konsekvens heraf er udarbejdelsen af nærværende kommunikationsstrategi.

Formål

Kommunikationsstrategien er forankret i Teknisk Skole Silkeborgs grundlæggende værdier, mission og vision. Kommunikationsstrategien danner ramme og grundlag for både principper og fælles mål for intern og ekstern kommunikation på skolen.

Der er således tale om et grundlæggende værktøj til styrkelse og udvikling af både den interne og eksterne kommunikation fordelt på:

• Branding af Teknisk Skole Silkeborg - baseret på organisation, værdier og kultur
• Markedsføring af brancheskolernes aktiviteter - baseret på de gode historier og de mangeartede produkter – begge med høj signalværdi

Kommunikationsstrategien har yderligere til formål konstant at udvikle og bevare et positivt og attraktivt omdømme for Teknisk Skole Silkeborg. 

Kommunikationsprincipper

Teknisk Skole Silkeborg vil gennem synlighed og involvering såvel lokalt, regionalt som på landsplan påvirke dialogen og dagsordenen på den uddannelsespolitiske scene.
Vores kommunikation skal med udgangspunkt i skolens kendte værdier blandt andet signalere mangfoldighed, fremsynethed, kvalitet og et humanistisk livssyn. De deraf afledte nøgleord og principper forbundet med vores kommunikation vil være:

Åbenhed – er fundamentet for en troværdig og ukompliceret kommunikation.

• Vi ønsker størst mulig gennemsigtighed i de beslutninger, vi træffer.
• Viden produceret i organisationen er tilgængelig for relevante interessenter, interne såvel som eksterne.
• Åbenheden gælder både succeshistorierne og de mindre gode historier.
• Dialog kan foregå i lukkede fora, når det er hensigtsmæssigt, mens der er åbenhed om beslutningerne.
• I personalesager respekteres den enkelte medarbejders integritet og tryghed gennem personlig og fortrolig dialog.

En konsekvens af ønsket om åbenhed er, at referater fra bestyrelsesmøder og beslutninger truffet på skolens chefmøder vil være tilgængelige for alle medarbejdere på skolens intranet.

Proaktivitet – er rettidig omhu og grundlaget for effektiv planlægning. Der kommunikeres differentieret til forskellige målgrupper, så kommunikationen har relevans for målgruppen, og overflødig information begrænses. Det betyder blandt andet at: 

• Budskab, form og valg af medie er tilpasset de enkelte målgrupper.
• Der skelnes i valg af medier og mellem ”need to know” og ”nice to know”.
• Relevante interne målgrupper orienteres før eksterne.
• Ved kommunikation om beslutninger orienteres de relevante målgrupper.
• Beslutningstageren har ansvaret for kommunikationen indenfor rammerne af de generelle retningslinier.

Forandringsparathed
Evnen til at stille ind på de mange forskellige målgrupper, medier og pædagogiske tilgange.
Dialogbaseret
Dialogen fordrer rum til meningsudveksling og åbner derigennem for vejen til forståelse og erkendelse. 

Kommunikation i fællesskab

Kommunikation optræder i alle vores aktiviteter både internt og eksternt og er således et fælles organisatorisk ansvar. I praksis betyder det, at vi skal være bevidste om vores dialog med kolleger, mellem medarbejdere og ledelse samt al vores interaktion med omverdenen - dvs. elever, kursister, samarbejdspartnere mv. Gennem kontakten til vores omgivelser er alle medarbejdere at betragte som frontmedarbejdere, og derigennem har vi alle et medansvar for vores skoles omdømme.

Kommunikation er en grundlæggende faktor for alle former for relationsopbygning og dermed også af afgørende betydning for, i hvilken udstrækning vores mission hermed lykkes.

Intern kommunikationsstrategi  

Internt skal kommunikationen:

• medvirke til at udvikle og styrke en fælles identitet, så medarbejdere, elever og kursister oplever et tilhørsforhold til Teknisk Skole Silkeborg, herunder til den enkelte brancheskole
• sikre, at alle medarbejdere har kendskab til de centrale faktorer i organisationens mål, mission, vision og ledelsesbeslutninger
• sikre, at medarbejdere, elever og kursister har kendskab til og mulighed for at indgå i dialog om de forhold, der er relevante for eget arbejde og uddannelse, om organisationens udvikling samt om skolens aktiviteter i øvrigt
• understøtte videndeling, udvikling og samarbejde på tværs i organisationen
• understøtte ledelsens mulighed for at inddrage medarbejderes, elevers og kursisters erfaringer og kompetencer i udviklings- og beslutningsprocesser
• understøtte medarbejderes, elevers og kursisters mulighed for at bidrage til ekstern eksponering som ambassadører for Teknisk Skole Silkeborg

Gennem et styrket fokus på den interne kommunikation - både indbyrdes mellem kolleger og mellem ledelse og medarbejdere - ønsker vi at skabe grundlag for større arbejdsglæde, trivsel og sammenhængs-kraft i organisationen. 

Særlige ansvarsområder for den interne kommunikation

Direktøren
• godkender rammerne for kommunikationen, herunder strategi og ressourcer. 
 
Cheferne har ansvaret for:

• at udmøntningen af den fælles kommunikationsstrategi på brancheskole- og afdelingsniveau sker i overensstemmelse med kommunikationsstrategiens overordnede mål og principper
• at fremme dialog og inddragelse af medarbejdere og elever på skolen
• at sikre kommunikationen mellem afdelingen og den øvrige organisation
• at opsøge relevant information og videreformidle den loyalt i egen afdeling

Medarbejderne har ansvaret for:

• at holde sig orienteret om forhold, der vedrører eget arbejdsområde og organisationen generelt
• at bidrage til både intern og ekstern videndeling, bl.a. gennem åbenhed i arbejdet

Ekstern kommunikationsstrategi

Eksternt skal kommunikationen:

• synliggøre Teknisk Skole Silkeborgs identitet
• sikre kendskab til Teknisk Skole Silkeborgs uddannelser og viden hos relevante målgrupper
• tiltrække kvalificerede elever, kursister, virksomheder, samarbejdspartnere og medarbejdere
• medvirke til, at Teknisk Skole Silkeborg bliver kendt for og anvendt som ekspert på vores branche-områder
• formidle viden, der kan bidrage til udvikling af de uddannelsesområder og brancher, som skolen retter sig imod

Den eksterne kommunikation har til formål dels at brande Teknisk Skole Silkeborg og dels at eksponere brancheskolerne gennem de gode historier. Den eksterne kommunikation skal ligeledes være med til at synliggøre skolens mangeartede uddannelsesaktiviteter, vores viden og kompetencer samt øge omverdenens kendskab til skolens engagement og involvering i udviklingsbaserede opgaver på et fagligt højt niveau. Målet skal nås gennem en systematisk og koordineret kommunikations- og markedsføringsindsats.

Ansvars- og kompetencefordeling for den eksterne kommunikation

Bestyrelsen

• Bestyrelsen fastlægger de overordnede retningslinjer for den eksterne kommunikation.
• Kommunikation med pressen om sager af politisk relevans varetages af bestyrelsens formand og næstformand samt skolens direktør efter nærmere aftale.

Direktøren

• Direktøren har det overordnede ansvar for skolens kommunikation – herunder den interne rollefordeling.
• Direktøren godkender kommunikationen i forhold til Undervisningsministeriet.
• Direktøren orienteres om al kommunikation til pressen.

Kommunikationsteamet

• Markeds- og kommunikationschefen har ansvaret for den overordnede kommunikationsstrategi, herunder den interne og eksterne kommunikationsstrategi.
• Markeds- og kommunikationschefen orienteres om al kommunikation til pressen.
• Marketingkoordinatoren har ansvaret for udarbejdelse og implementering af kommunikations- og markedsføringsplanen.
• Marketingkoordinatoren er ansvarlig for den løbende pressekontakt, herunder udarbejdelse af pressemeddelelser
• Webredaktøren er ansvarlig for al koordinering og redigering af skolens website, intranet og eventuelt ekstranet.
• Kommunikations- og markedsføringsindsatsen sker på grundlag af et systematisk og tæt samarbejde mellem brancheskolerne og kommunikationsteamet.
• Kommunikationsteamet står til rådighed som rådgivere og sparringspartnere i kommunikations-spørgsmål.

Vigtige målgrupper

Interne målgrupper 

• Medarbejdere
• Elever
• Kursister
• Uddannelsesudvalg

Eksterne målgrupper 

• Kommende elever (EUD-elever og gymnasieelever)
• Forældre
• Vejledere
• Kommende kursister
• Virksomheder
• Potentielle medarbejdere 
• Kommuner og regioner
• Branche-, arbejdsgiver- og lønmodtagerforeninger
• Undervisningsministeriet og andre relevante beslutningstagere
• Andre uddannelsesinstitutioner
• Pressen
• Omverdenen generelt
• Internationale netværk

Teknisk Skole Silkeborg markedsfører sig systematisk og målrettet overfor den relevante målgruppe. Det er vores ønske, at vi gennem tætte kunde- og virksomhedsrelationer kan medvirke til, at brancherne udvikler sig innovativt og dermed opnår en større synlighed i markedet. Generelt prioriterer vi de nyeste og mest efterspurgte kommunikationsformer. Det vigtigste er, at vi med vores kommunikation imødekommer målgrupperne i øjenhøjde, dvs. at anvendelsen af design, sprogbrug og grafik sker målrettet. 

Presse og faglige medier

Pressedækning er en væsentlig faktor i brandingen og markedsføringen af både Teknisk Skole Silkeborg og de enkelte brancheskoler. Vi har således fokus på løbende at eksponere de gode historier for derigennem at fastholde og udvikle et nært samarbejde med pressen. Især lokalt imødekommes og tilgodeses vi af det lokale dagblad, mens vi – i takt med, at vores uddannelsesområder udvikler sig - har et ønske om en stærkere regional og landsdækkende repræsentation i de øvrige medier.

HPM/april 2011.